Um úthlutun orlofseigna AFLs Starfsgreinafélags

Tilgangur þessa pistils er að útskýra ferilinn og reglurnar er lúta að úthlutun orlofshúsa og íbúða á þeim tímabilum þar sem skila þarf inn um umsókn í stað þess að bóka sjálfur á netinu. Almenna reglan með orlofshús og íbúðir eru að félagsmenn geta bókað sjálfir á netinu eða fengið starfsmenn félagsins til að bóka fyrir sig. Á þessu eru þó nokkrar undantekningar.

Sumarúthlutun orlofshúsa. Orlofshúsum félagsins er úthlutað eftir umsóknarferli. Tímabilið sem þetta tekur til er frá oftast frá fyrsta föstudegi í júní til síðasta föstudags í ágúst. Leigutími er alltaf ein vika í senn og skiptidagar á föstudögum.
Jól og áramót. Í nokkur ár hefur verið úthlutað í íbúðir félagsins um jól og áramót. Í vetur var hins vegar ekki haldinn úthlutunarfundur – heldur úthlutað jafnóðum og umsóknir komu inn. Úthlutað er viku í senn um jól og um áramót.
Páskar. Úthlutað er í orlofshús félagsins um páska. Leigutími er vika – venjulega frá þriðjudegi fyrir páska til þriðja í páskum.

Úthlutanir félagsins fara eftir föstum reglum. Úthlutað er á úthlutunarfundi sem auglýstur er og hafa félagsmenn rétt á að sitja þann fund og fylgjast með drætti. Starfsmenn félagsins vinna undirbúningsvinnu fyrir úthlutun sem aðallega felst í að:

Kanna rétt þeirra félagsmanna sem sækja um. Félagsmenn þurfa að vera greiðandi félagsmenn eða hafa réttindi sem elli-eða örorkuþegar skv. reglum félagsins.
Merkja þá félagsmenn sem ekki hafa fengið úthlutað síðustu þrjú ár. Þeir verða síðan í forgangi við úthlutun.

Framkvæmd úthlutunar.

Hver félagsmaður má leggja inn aðalumsókn og varaumsókn. Það eru því í raun fjórir hópar sem verið er að úthluta úr og er það gert í þessari röð.

Aðalumsókn þeirra sem eru í forgangi.
Varaumsókn þeirra sem eru í forgangi
Aðalumsókn þeirra sem ekki eru í forgangi.
Varaumsókn þeirra sem ekki eru í forgangi.

Við úthlutun er byrjað á að úthluta eftir aðalumsóknum þeirra sem eru í forgangi. Ef fleiri en ein umsókn er um sömu viku í húsi – er dregið á milli umsækjenda. Númerin eru skráð við nöfn umsækjenda og verða síðan númer þeirra sem ekki fá úthlutað – á biðlista.

Þegar farinn hefur verið heill hringur um öll orlofshús félagsins og allar orlofsvikur – er byrjað upp á nýtt – en þá með varaumsóknir þeirra sem eru í forgangi. Úthlutað er í hús sem enn eru laus og þegar fleiri en ein umsókn eru um sama hús – er dregið á milli umsækjenda og númerum á biðlista einnig úthlutað.

Jafnvel þó svo að tiltekið hús sé ekki laust er samt dregið milli umsækjenda um röð á biðlista og bætist sá biðlisti við þann sem kom út úr fyrstu umferð.

Eftir þessar tvær umferðir með umsóknir þeirra sem eru í forgangi er þá kominn biðlisti sem dreginn var í þessum tveimur umferðum.

Þetta er síðan endurtekið með þá sem ekki voru í forgangi – fyrst aðalumsóknir þeirra og síðan varaumsóknir.

Að loknum þessum fjórum umferðum er þá fyrirliggjandi biðlisti allra umsókna þeirra sem ekki fengu úthlutað. Hver umsækjandi er því mögulega á tveimur biðlistum – einum biðlista aðalumsóknar og öðrum v. varaumsóknar.

Umsækjendur sem fá úthlutað – fá textaskilaboð um leið og umsóknin er afgreidd og að lokinni úthlutun fá báðir hóparnir – þ.e. þeir sem fengu úthlutað og hinir sem ekki fengu úthlutað – tölvupóst með nánari skýringum.

Það er aðeins ein „breyta“ sem gerir upp á milli félagsmanna og það er hvort viðkomandi hefur fengið úthlutað síðustu þrjú ár eða ekki. Það er til að reyna að tryggja að sem flestir eigi kost á orlofshúsi á allavega nokkurra ára fresti. Það er ekki horft til annarra þátta eins og hvort viðkomandi hefur nokkurn tímann fengið orlofshús – hversu lengi viðkomandi hefur verið félagsmaður eða hversu hátt iðgjald viðkomandi greiðir.

Flest síðust ára hafa borist ca 300 umsóknir og flestir félagsmanna hafa fengið einhverja úrlausn. Í ár bárust 906 umsóknir og því ljóst að þeir verða fleiri sem ekki fá úthlutað en áður.

Þeir sem fá úthlutað hafa síðan viku til að greiða staðfestingargjald sem hefur verið kr. 5.000. Ef það er ekki greitt fellur bókunin niður og eigninni verður endurúthlutað í samræmi við biðlistann. Eindagi lokagreiðslu er síðan um miðjan maí og fellur leiga niður ef ekki er greitt fyrir eindaga.

Það eru oft margir úr sömu fjölskyldu sem sækja um hús og þar sem úthlutun er algerlega tilviljanakennd – kemur fyrir að fleiri en einn fjölskyldumeðlimur fær úthlutað. Það er mikilvægt að félagsmenn láti vita sem allra fyrst hvort þeir muni nýta úthlutunina því aðrir félagsmenn bíða í óvssu.

Félagsmönnum er algerlega óheimilt að ráðstafa húsum til annarra - hvort heldur félagsmanna eða annarra – ef þeir ætla ekki að nýta þau sjálfir. Slíkt getur haft alvarlegar afleiðingar í för með sér. Félagið áskilur sér rétt til að innheimta markaðsverð sumarhúsaleigu fyrir notkun umfram reglur félagsins og beita viðkomandi félagsmann öðrum viðurlögum að auki.

Fyrstu daga eftir úthlutun er talsvert um skeytasendingar til allra umsækjenda. Þeir sem fá úthlutað fá skilaboð um að skila inn eignum sem þeir ekki ætla að nota – til a hægt sé að úthluta þeim að nýju. Félagar á biðlista fá skeyti með ábendingum um hús sem ennþá eru laus og þeim gefinn kostur á breyta umsóknum sínum og bóka þessi lausu hús.

Eftir eindaga staðfestingargjalds eru vikur sem eru lausar – settar á vefinn og geta þá allir félagsmenn bókað þær. Og eftir eindaga lokagreiðslu er yfirleitt ekki von mikilla breytinga. Engu að síður kemur oft fyrir að fólk afbókar sig – jafnvel á síðustu stundu – og reyna þá starfsmenn að koma eignunum út aftur og þá í samræmi við biðlista.

Endurgreiðslureglur.

Staðfestingargjald er aldrei endurgreitt. Staðfestingargjald á úthlutunartímabilum er kr. 5.000 og það er ekki endurgreitt falli félagsmaður frá bókun síðar. Þetta er gert til að félagsmenn haldi ekki eignum frá öðrum félagsmönnum – og hætti svo mögulega við að fara þegar nær dregur.
Leigverð að undanskildu staðfestingargjaldi er endurgreitt ef leiga er afbókuð með meira en 10 daga fyrirvara. Ef fyrirvari er skemmri veltu það á því hvort unnt er að endurleigja húsið hvort félagsmaður fær endurgreitt.

Mínar síður.

Félagsmaður getur fylgst með bókun sinni á mínum síðum og náð í leigusamning fyrir fullgreiddar leigur. Einnig eru yfirlit á mínum síðum um skeyti sem félagsmanni hafa verið send.

Greiðslufyrirkomulag.

Staðfestingargjald þarf að greiða með kröfu sem stofnuð er í heimabanka félagsmanns. Ekki er unnt að taka við greiðslukorti fyrir staðfestingargjaldi.

Lokagreiðslu er hægt að greiða með greiðslukorti með því að hafa samband við skrifstofu félagsins jafnvel þó svo að krafa sé þegar komin í heimabanka viðkomandi.