Reglur um ferðakostnað og risnu

Risna
1. Í reglum þessum er greint á milli eftirfarandi félagsmanna:
a. Prókúruhafar félagsins, s.s. formaður og framkvæmdastjóri.
b. Starfsmenn félagsins.
c. Fulltrúar félagsins – s.s. félagsmenn og/eða starfsmenn sem veita forystu í tilteknu máli og koma fram fyrir hönd félagsins og í sumum tilfellum leiða hóp félagsmanna t.d. í samninganefnd eða afmörkuðum málaflokkum.
d. Almennir félagsmenn sem eru hluti af hóp  - t.d. þingfulltrúar eða fundargestir.
2. Prókúruhafar félagsins koma almennt fram fyrir hönd AFLs Starfsgreinafélags í samskiptum við önnur félög, landssambönd, fyrirtæki, stofnanir og aðra aðila innan lands sem utan sem AFL hefur samskipti við. Prókúruhafar AFLs eru ennfremur fulltrúar félags og stjórnar á félagssvæðinu og í innra starfi félagsins.
a. Prókúruhöfum er heimilt að stofna til kostnaðar vegna risnu sem veitt er vegna starfssemi sbr. 1. málsgrein. Prókúruhöfum er  skylt að fylla út sérstakt „risnueyðublað“ vegna veittrar risnu. Á eyðublaðinu skal koma fram.
i. Hverjum er veitt.
ii. Hvert tilefnið  er (málsnúmer ef tilefni er skráð í málaskrá).
iii. Hver heimilar risnuna.
b. Veitt risna skal ætíð vera í samræmi við tilefni – kaffiveitingar eða málsverðir enda kalli tilefni á veitingar. Áfengi skal ekki veitt nema við sérstakar aðstæður.
c. Veitingar sem veittar eru vegna t.d. samningafunda í Reykjavík og/eða annarra funda og ferð sem prókúruhafi fer með almennum félagsmönnum skal bóka sem ferðakostnað vegna viðeigandi verkefnis en ekki sem risnu – enda séu þiggjendur félagsmenn sem eru að sinna verkefnum fyrir félagið og veitingarnar eðlilegir málsverðir.
d. Framkvæmdastjóri AFLs skal leggja fram risnuskýrslu einu sinni árlega við undirbúning ársreiknings en oftar ef stjórn félagsins fer fram á.
3. Starfsmönnum félagsins er heimilt að veita félagsmönnum og öðrum gestum á skrifstofum félagsins kaffiveitingar. Starfsmenn félagsins hafa heimild til að veita viðeigandi veitingar á skrifstofum félagsins vegna funda eða starfssemi félagsins. Starfsmenn hafa heimild til að taka út vörur á reikning félagsins svo og taka út veitingar á matsölustöðum á staðnum vegna risnu sem veitt er vegna starfssemi félagsins á hverjum stað.
Starfsmönnum er skylt að fylla út risnueyðublað vegna veittrar risnu sbr. gr. 2. a
4. Fulltrúar félagsins sem sinna ákveðnum verkefnum í umboði stjórnar eða prókúruhafa hafa rétt til að veita risnu í samráði við prókúruhafa og gilda sömu reglur um þá risnu og vegna prókúruhafa.
5. Þegar fulltrúar AFLs, prókúruhafar og/eða aðrir fulltrúar taka þátt í ráðstefnum, málþingum eða öðrum formlegum viðburðum þar sem gert er ráð fyrir sameiginlegum máltíðum er fulltrúum félagsins heimilt að taka þátt í slíkum málsverðum á kostnað félagsins.
6. Prókúruhöfum félagsins er heimilt í tengslum við þing landssambanda og/eða aðra viðburði þar sem AFL á nokkurn fjölda fulltrúa, að greiða fyrir hátíðarkvöldverð fyrir fulltrúa AFLs.
7. Heimilt er að greiða ferðir, veitingar, gistingu og annan kostnað vegna gesta, ræðumanna eða annarra sérfræðinga sem félagið fær til að taka þátt í ráðstefnum, fundum, eða öðrum verkefnum félagsins. Færa skal kostnað á viðeigandi kostnaðarliði í bókhaldi. Prókúruhafar hafa umboð til  að bjóða gestum eða kalla til sérfræðiaðstoð vegna verkefna, telji þeir þörf á og tilefni til.
8. Heimilt er að veita áfengi við eftirfarandi tilefni:
a. Með kvöldverði:
i. Á ársfundi trúnaðarmanna
ii. Á kjaramálaráðstefnu
iii. Eftir aðalfund félagsins
iv. Við önnur tilefni er prókúruhafar félagsins meta jafngild.
b. Vegna þátttöku fulltrúa félagsins í hátíðarkvöldverðum sbr. lið 5.

Áfengisveitingum skal stilla í hóf þegar veittar eru. Miðað skal við fordrykk þar sem það á við, hóflega veitt borðvín með mat og drykk með kaffi þegar það á við. Ákvörðun um að veita drykk með kaffi skal vera í hendi formanns/framkvæmdarstjóra á hverjum tíma.

Færa skal risnueyðublað vegna allra veitinga sem veittar eru skv. 5 – 7

9. Prókúruhöfum félagsins er heimilt að ráðstafa hóflegum fjárhæðum vegna tækifærisgjafa til handa stjórnarmönnum, fyrrverandi stjórnarmönnum, starfsmönnum og/eða öðrum félagsmönnum sem gegnt hafa trúnaðarstörfum fyrir félagið og/eða öðrum þeim sem unnið hafa verkalýðshreyfingunni eða samfélaginu mikið gagn. Tilefni slíkra gjafa skal vera mikið, t.d. starfslok, stórafmæli eða aðrir viðlíka viðburðir. Miðað skal við að viðkomandi hafi unnið hreyfingunni gagn um langt árabil eða verið félaginu eða hreyfingunni mikilvægur á starfstíma sínum. Gjafir skv. þessum lið færast í bókhald sem risna og skal gerð grein fyrir þeim á risnuyfirliti framkvæmdastjóra.
10. Framkvæmdastjóra er heimilt að ráðstafa hóflegri fjárhæð ár hvert til:
a. Jólagjafa fyrir stjórn, starfsmenn og fulltrúa í nefndum og ráðum.
b. Búnaðar fyrir trúnaðarmenn – s.s. merkta jakka eða aðrar flíkur, vasabækur, dagbækur eða annað sem talið er viðeigandi.
c. Merktar vörur til dreifingar meðal félagsmanna, t.d. spil, töskur, músarmottur og annað er framkvæmdastjóri telur viðeigandi og að komi að gagni.

Útgjöld skv. lið  10.a. skal færa sem risnu en vegna 10 b. og c. skal kostnaður færður á viðeigandi kostnaðarliði í bókhaldi.

Ferðakostnaður

11. Prókúruhafar félagsins hafa flugkort Flugfélags Íslands til afnota vegna ferða innanlands. Þegar bókaðar eru ferðir vegna funda eða annarrar starfssemi skal tilefni ferðarinnar koma fram á bókun. Heimilt er að bóka ferðir annarra fulltrúa félagsins svo og gesta félagsins og aðrar ferðir er félaginu ber að greiða fyrir vegna starfssemi sinnar á flugkort prókúruhafa og skal þá tilefni ferðar getið við bókunina. Prókúruhöfum er heimilt að afhenda öðru starfsfólki kortanúmer sín á flugkorti til notkunar skv. þessum lið.
12. Prókúruhafar félagsins hafa til afnota Visa kort vegna ferðakostnaðar erlendis  og annarra útgjalda er til falla á ferðum vegna erindrekstrar fyrir félagið. Óheimilt er að afhenda öðrum kortaupplýsingar vegna þessara korta.
13. Á ferðalögum erlendis í erindum félagsins greiðist eðlilegur ferðakostnaður á áfangastað -  lestarmiðar og leigubílakostnaður eða bílaleigubíll, eftir því hvert tilefnið er.
14. Ekki þarf að fylla út sérstakar skýrslur vegna ferðakostnaðar þegar sóttir eru reglulegir fundir eða unnið að kjarasamningum eða öðrum hefðbundnum málum félagsins þegar tilefni ferðar kemur skýrt fram á bókun farmiða.
15. Starfsmenn eða fulltrúar félagsins sem sinna erindum í Reykjavík en óska eftir að aka sjálfir til Reykjavíkur en fljúga ekki skulu frá greitt andvirði flugmiða í stað km gjalds. Miða skal við að verð flugmiða með afslætti. Beri ferðadag upp á virkan vinnudag eru ekki greiddir dagpeningar eða fæðiskostnaður á ferðinni enda sé ferðamátinn að ósk starfsmannsins eða fulltrúans en ekki af nauðsyn.
16. Starfsmenn er sækja fundi til Reykjavíkur frá Höfn fá greitt andvirði flugmiða og dagpeninga á leiðinni – enda bjóðist ekki flug er hentar tilefninu. Fari starfsmaður/fulltrúi á eigin bíl þrátt fyrir ásættanlegt flug, greiðast ekki dagpeningar.
17. Bifreiðakostnaður er greiddur starfsmönnum félagsins svo og öðrum fulltrúum þess skv. aksturskýrslu og skal sérstakt eyðublað vera tiltækt á heimasíðu félagsins. Greitt er km gjald skv. ákvörðun fjármálaráðuneytisins hverju sinni. Á aksturskýrslu skal koma fram tilefni ferðarinnar og upphafs – og áfangastaður.
18. Tilefni ferða prókúruhafa innan félagssvæðis geta, til viðbótar við sérstök verkefni,  verið annars vegar félagslegt starf án þess að það sé nánar tilgreint svo og rekstur skrifstofa félagsins án þess að það sé nánar skilgreint.
19. Þegar starfsmenn félagsins eða aðrir fulltrúar sækja saman fundi eða viðburði innan svæðis skulu þeir leitast við að sameinast um bíla til að halda ferðakostnaði niðri.
20. Miða skal greidda km starfsmanna og fulltrúa félagsins við starfsstöð viðkomandi eða heimili eftir því hvað við á. Undantekningar frá þessu eru ef starfsmaður sinnir erindrekstri á félagssvæðinu og hefur næturstað fjarri heimili skal telja km. frá starfsstöð til starfsstöðvar þó svo að erindið sé margþætt. Bókfæra skal aksturskostnað hlutfallslega á fleiri en eitt verkefni ef aksturskýrsla gefur tilefni til þess.
21. Þegar starfsmaður sinnir starfi utan heimabyggðar – en á félagssvæðinu – skal félagið sjá honum fyrir máltíð á hefðbundnum greiðasölustað – „rétti dagsins“ eða álíka og kvöldverði ef erindið nær fram yfir kl. 18:00 með ferðatíma meðtöldum. Starfsmanni er heimilt að greiða fyrir slíkar máltíðir með korti félagsins eða eigin korti og skila inn kostnaðaruppgjöri. Útbúa skal sérstök kostnaðarblöð vegna útgjalda á ferðum innan félagssvæðis og hafa tiltæk.
22. Dagpeningar greiðast almennt ekki á ferðum innan félagssvæðis. Óski starfsmaður eftir því að fá greidda dagpeninga vegna ferða innan félagssvæðis skal fengin heimild til þess hjá framkvæmdastjóra áður en ferð hefst og geta um ástæðu.
23. Ákvæði vegna séraðstæðna: Þegar reglur þessar eru skrifaðar er formaður AFLs búsett á Hornafirði en dvelur langdvölum á Egilsstöðum eða Reyðafirði vegna starfsins. Með því að formaður hefur óhagræði af því að dvelja langdvölum fjarri heimili en reglur þessar banna greiðslu dagpeninga vegna ferða innan félagssvæðis – er framkvæmdastjóra heimilað að semja við formann um eðlilega þóknun vegna dvalarkostnaðar þegar við á.
24. Fylla skal út ferðakostnaðareyðublað vegna ferðakostnaðar innan félagssvæðis.

Dapeningar

25. Vegna ferða utan félagssvæðis greiðast dagpeningar skv. ákvörðun ferðakostnaðarnefndar Fjármálaráðuneytisins þegar fulltrúar félagsins eru einir á ferð. Heimilt er að gista á hótelum er AFL hefur viðskiptasamning við á reikningi félagsins og taka fæðisdagpeninga.
26. Þegar fulltrúar félagsins ferðast í erindum þess utan félagssvæðis einir eða tveir saman er óheimilt að greiða eðlilegan fæðiskostnað með korti félagsins.
27. Vegna ferðalaga erlendis eru greiddir dagpeningar skv. ákvörðun ferðakostnaðarnefndar Fjármálaráðuneytis og er einnig heimilt að greiða sérstaklega fyrir hótel með korti félagsins og taka síðan fæðisdagpeninga.
28. Ferðir erlendis í þágu félagsins skal að öllu jöfnu fjalla um í stjórn félagsins áður en þær eru farnar. Telji prókúruhafar brýnt tilefni til að senda fulltrúa erlendis í erindum félagsins er heimilt að efna til slíkrar ferðar en gera skal stjórn grein fyrir ferðinni, kostnaði og tilefni og árangri á næsta stjórnarfundi.
29. Þegar fulltrúar AFLs sækja fundi, ráðstefnur eða önnur erindi utan félagssvæðis í hóp -3 eða fleiri – eru ekki greiddir dagpeningar heldur skal hópnum séð fyrir öllum reglulegum máltíðum og eðlilegur ferðakostnaður greiddur skv. kostnaði. Fulltrúi félagsins, sbr. 1.c. skal leiða slíkan hóp og útvega og greiða veitingar. Miðað skal við að máltíðir séu sameiginlegar og þeir sem ekki óska að taka þátt í þeim – eru þá á eigin vegum.
30. Þegar hópur AFLs félaga sækir fundi, ráðstefnur eða önnur erindi utan félagssvæðis skal hópnum séð fyrir gistingu á hóteli sem félagið hefur viðskiptasamning við. Óski félagsmaður ekki eftir að nýta þá gistingu er viðkomandi á eigin vegum.
31. Þegar starfsmenn eða fulltrúar AFLs sem eru vegna starfa sinna utan félagssvæðis og þiggja dagpeninga en taka þátt í sameiginlegri máltíð sbr. gr. 6 eða gr. 26, sem félagið greiðir,  hefur það ekki áhrif á dagpeningagreiðslur nema slík sameiginleg máltíð sé dagleg á meðan dagpeningatímabili stendur, þá skulu  greiddir hálfir dagpeningar.
32. Fulltrúar félagsins skulu fylla út kostnaðaryfirlit vegna dagpeningagreiðslna þar sem fram kemur tilefni ferðar og verknúmer ef verkefnið er skráð í verkefnakerfi.

Bílaleigubílar
33. Fulltrúum félagsins skal séð fyrir bílaleigubílum ferðist þeir utan félagssvæðis með flugi eða ferju. Framkvæmdastjóri skal sjá til þess að ævinlega sé í gildi samningur við bílaleigu um ásættanleg kjör.
34. Þegar fleiri fulltrúar félagsins dvelja á sama stað í sömu erindum skal halda fjölda bílaleigubíla í hófi þannig að menn samnýti bíla.
35. Þegar fulltrúar félagsins dvelja næturlangt utan félagssvæðis í erindum félagsins og hafa bílaleigubíl til afnota er þeim heimilt að sinna einkaerindum utan vinnutíma á bílnum enda sé notkun hans stillt í hóf. Óski viðkomandi eftir því að nýta bílinn til lengri ferða 100km + að kvöldlagi skal það heimilt enda greiði viðkomandi sjálfur fyrir eðlilega umframnotkun.
36. Ef áætlunarflug fellur niður eða aðrar ástæður valda því að fulltrúi félagsins sem dvelur utan félagssvæðis og óskar að komast sem fyrst heim en ekki eru ásættaleg flug í boði, er viðkomandi heimilt að aka bílaleigubíl á kostnað félagsins til síns heima.
37. Þegar fulltrúar félagsins sinna erindum þess erlendis er þeim heimilt að taka bílaleigubíl á Reykjavíkurflugvelli og skilja eftir í Keflavík og á sama hátt – taka bílaleigubíl á Keflavíkurflugvelli og skila í Reykjavík.
38. Fulltrúar AFLs skulu almennt nota bílaleigubíla af millistærð eða minni. Ekki er heimilt að leigja stærri bílaleigubíla á kostnað félagsins nema sérstakt tilefni sé til, t.d. fjöldi farþega eða ófærð, og skal getið um þá ástæðu á fylgiskjali í bókhaldi.

Brot á reglum þessum – viðurlög og eftirlit

39. Framkvæmdastjóri skal útbúa ár hvert fyrir endurskoðun risnuyfirlit og leggja fyrir stjórn svo og félagslega endurskoðendur.
40. Telji stjórn ástæðu til að kanna kostnað vegna risnu, ferðakostnaðar eða dagpeninga skal stjórnin skipa til þess vinnuhóp og kveða lögmann félagsns og endurskoðendur til aðstoðar. Þessi starfshópur skal hafa fullan og óskertan aðgang að bókhaldi félagsins og öllum fylgiskjölum.
41. Starfshópurinn skal meðhöndla slík mál með ýtrasta trúnaði þar til niðurstaða fæst í málið og viðkomandi starfsmaður eða fulltrúi skal fá tækifæri til að standa fyrir máli sínu og svigrúm til að afla gagna ef þörf er á, áður en starfshópurinn skilar skýrslu um málið. Samhliða því sem starfshópurinn leggur skýrslu sína fyrir stjórn skal viðkomandi starfsmaður eða fulltrúi fá að skila inn greinagerð sinni og andsvari við skýrslu hópsins til stjórnar.
42. Greiddri risnu, ferðakostnaði eða dagpeningum er framkvæmdastjóri hefur samþykkt og greitt út verður ekki rift af stjórn nema stjórn telji að um sviksamlegt athæfi sé að ræða – en þá getur stjórn falið lögmanni félagsins að krefja viðkomandi um endurgreiðslu.
43. Telji stjórn veitta risnu, greiddan ferðakostnað eða dagpeningagreiðslur hafa farið úr hófi fram og tilefni ekki skýrt og ekki í samræmi við vilja stjórnar getur stjórn veitt viðkomandi starfsmanni eða fulltrúa félagsins áminningu og jafnframt hert á reglum þessum og sett skýrari verklagsreglur.
44. Telji stjóm  prókúruhafa félagsins, fulltrúa eða starfsmann hafa með sviksamlegum hætti látið félagið bera kostnað sem því er óviðkomandi, falsað eða breytt fylgiskjölum, sagt ósatt um tilefni kostnaðar eða á annan hátt látið félagið greiða kostnað sem því ekki bar að greiða og er starfssemi þess óviðkomandi – sjálfum sér eða öðrum til hagsbótar, er stjórn skylt að grípa til þeirra ráðstafana er stjórn telur verja hagsmuni félagsins sem best.